Международная транспортная компания ADRIATA продолжает серию публикаций об оформлении путевых листов при перевозке опасных грузов. В первой части речь шла о том, для чего нужен такой документ и какие органы государственного управления требуют предоставить данный файл. В сегодняшнем материале поговорим о бумажном и электронном формате: какой лучше подходит для перевозок опасных веществ?
Спойлер от специализированной логистической компании ADRIATA: в 2024 году самое время постепенно переходить на цифровой вариант. Эксперты обоснованно полагают, что в ближайшие годы такой формат станет единственно возможным, к чему стоит подготовиться заранее, чтобы отмена бумажных путевых листов не стала проблемой.
Текущее состояние и перспективы электронных путевых листов
С 1 сентября 2023 года законодательство дает транспортным компаниям выбор формы путевого листа: бумажной или электронной. Ранее допускались только бумажные документы, которые было необходимо заполнять вручную или в программах вроде 1C.
Такие же правила касались других сопроводительных документов. Постепенно в практику вводились цифровые версии: ЭТрН - электронные транспортные накладные, ЭПЛ — электронные путевые листы, подписываемые одним из двух способов, в зависимости от обстоятельств:
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
- УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись.
Цифровая форма предусмотрена приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 28 сентября 2022 года № 390, утвердившим в том числе порядок оформления или формирования путевого листа. Пока ЭПЛ — дело добровольное. компании могут по старинке выписывать бумажные документы, но государство явно планирует в обозримом будущем сделать обязательными или электронные версии.
Такой тренд просматривается совершенно однозначно, потому что цифровые путевые листы уже обязательны при транспортировке этилового спирта и этанолсодержащей продукции, включая алкогольные напитки. Скорее всего, перевозки опасных грузов первыми перейдут на электронное оформление, поскольку этиловый спирт (этанол) формально является опасным веществом третьего класса как горючая жидкость и имеет номер ООН 1170 (включая водный раствор с любой концентрацией этанола).
Преимущества и недостаток электронных путевых листов
Главный плюс ЭПЛ в том, что электронный документооборот в целом проще и быстрее бумажного: не нужно распечатывать файл, искать ответственных сотрудников, которые должны завизировать и подписать документ. Риски ошибок и последующих штрафов резко снижаются. Рассмотрим несколько ключевых преимуществ ЭПЛ:
- Экономия места и бумаги. Цифровой документ хранится на сервере, не требуя бумаги для распечатки. Получается небольшая, но экономия на содержании офиса, которая становится более ощутимой, когда приходит время сдачи бумаг в архив. ЭПЛ достаточно переместить из одной цифровой папки в другую на том же сервере, а бумажные документы, сшитые в картонных папках, занимают дополнительное место в архивных помещениях, увеличивая издержки фирмы.
- Отсутствие ошибок. Электронный путевой лист заполняется в программе, содержащей шаблон документа, в котором проставлены все обязательные графы и строки. Переменные значения чаще всего нужно выбрать из составленных заранее и проверенных выпадающих списков. Система обнаруживает почти 100% ошибок и предлагает их исправить, не позволяя сохранить документ. Вручную вносится минимум данных, который проверить намного легче.
- Простота и высокая скорость формирования. Для заполнения ЭПЛ нужно в разы меньше времени, чем для выписывания бумажного, благодаря выпадающим спискам. Цифровой файл хранится на сервере и отображается в мобильном приложении или на компьютере. Для разных сотрудников можно установить разные уровни доступа к одному и тому же файлу, не распечатывая в нескольких экземплярах. Так проще соблюдать режим коммерческой тайны.
- Постоянный доступ в любом месте. Удаленный доступ к электронному путевому листу возможен в любой точке. По запросу сотрудника ГИБДД водитель показывают куар-код на смартфоне, инспектор сканирует своим телефоном и открывает путевой лист на служебной платформе. Для доступа не требуется подключения к интернету. Цифровой формат исключает риск забыть путевой лист, за что предусмотрен административный штраф.
У электронного варианта только один недостаток: невозможность внести изменения после того, как документ сформирован и сохранен в системе. Когда ответственные сотрудники поставили визы и подписи, программа автоматически проставляет штамп с отметкой о времени составления файла. Штамп фиксирует в системе сам путевой лист и всю связанную с документом информацию, включая метаданные цифрового файла.
Сведения, указанные в бумажной версии, исправляются без проблем по общей для любой документации правилу: неверные данные зачеркивают, рядом пишут верные, сопровождают запись отметкой «Исправлено» или «Исправленному верить». Ставят печать организации, дату внесения исправлений, а также подпись ответственного должностного лица с расшифровкой в виде Ф. И. О. с указанием должности.
Компания ADRIATA перевозит опасные грузы
Международная транспортная служба ADRIATA оказывает услуги по перевозке опасных грузов, отнесенных к любому из девяти, а по новым стандартам ДОПОГ 13 классам. Специализированный транспортный оператор занимается перемещением взрывчатых, ядовитых, горючих, коррозионных, инфекционных, окисляющих, любых газовых, радиоактивных материалов, включая опасные промышленные отходы.
Компания ADRIATA осуществляет перевозку опасных грузов в соответствии с нормами европейского соглашения ДОПОГ, технического регламента Таможенного союза «О безопасности колесных транспортных средств», федеральных законов и подзаконных актов России, национального законодательства других стран, в которых проходят автомобильные маршруты перевозки опасных грузов и отходов.
В частности, транспортная служба ADRIATA оформляет электронные путевые листы, что повышает качество и надежность доставки опасных веществ и изделий. Чаще всего автомобильные маршруты проходят по странам ЕАЭС: России, Киргизии, Казахстана, Белоруссии. Армении. Перевозка в другие страны по железной дороге, внутренним водам, морю или воздуху подготавливается логистами при обращении клиента.
Для заказа в международной транспортной компании ADRIATA специализированных логистических услуг по перевозке опасных веществ, изделий и отходов звоните в московский офис оператора по телефону 8 800 775-85-62, пишите на электронную почту hello@adriata.ru или обращайтесь в корпоративный телеграм-чат.